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Für Investoren

Hauptversammlung

Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
Wien, FN 81906 a
ISIN AT0000938204
("Gesellschaft")

Einberufung der 29. ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionär:innen ein zur 29. ordentlichen
Hauptversammlung der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft

am Mittwoch, dem 26. April 2023, um 10:00 Uhr,
in den Wiener Börsensälen, 
1010 Wien, Wipplingerstrasse 34.

Informationen

Tagesordnung

1.    Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und konsolidierten Corporate Governance-Bericht, des konsolidierten nichtfinanziellen Berichts, des Konzern-abschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2022
2.    Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
3.    Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Ge-schäftsjahr 2022
4.    Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022
5.    Beschlussfassung über die Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022
6.    Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023
7.    Beschlussfassung über den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022
8.    Wahl eines Mitglieds in den Aufsichtsrat
 

Unterlagen zur Hauptversammlung; Bereitstellung von Informationen auf der Internetseite

Insbesondere die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 und 4 AktG spätestens ab 5. April 2023 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ zugänglich:

•    Geschäftsbericht 2022, mit Konzernabschluss und Konzernlagebericht,
•    Jahresabschluss mit Lagebericht 2022,
•    Konsolidierter Corporate Governance-Bericht 2022,
•    Konsolidierter nichtfinanzieller Bericht 2022,
•    Bericht des Aufsichtsrats 2022,
•    Vergütungsbericht 2022,
•    Gewinnverwendungsvorschlag,
•    Beschlussvorschläge des Vorstands und des Aufsichtsrats zu den Tagesordnungs-punkten 2 bis 8,
•    Formular für die Erteilung einer Vollmacht,
•    Formular für den Widerruf einer Vollmacht,
•    Information über die Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG,
•    vollständiger Text dieser Einberufung.
 

Nachweisstichtag und Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionär:innenrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 16. April 2023 (Nachweisstichtag).

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär:in ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG erforderlich, die sich auf den Nachweisstichtag bezieht und die der Gesellschaft spätestens am 21. April 2023 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss:

(i)    für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß Punkt V § 17 Abs 8 genügen lässt
Per E-Mail    anmeldung.mm@hauptversammlung.at
(Depotbestätigungen bitte im Format PDF)

(ii)    für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform
Per Post oder Boten    
Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen am Wechsel, Köppel 60

Per SWIFT    GIBAATWGGMS
(Message Type MT598 oder MT599,
unbedingt ISIN AT0000938204 im Text angeben)

Die Aktionär:innen werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen. 

Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitglied-staat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG):
•    Angaben über den:die Aussteller:in: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),
•    Angaben über den:die Aktionär:in: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,
•    Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des:der Aktionär:in; ISIN AT0000938204 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer),
•    Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
•    Zeitpunkt oder Zeitraum auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtags 16. April 2023 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) beziehen.

Die Depotbestätigung wird in deutscher oder englischer Sprache entgegengenommen.

Identitätsnachweis
Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft behält sich das Recht vor, die Identität der zur Versammlung erscheinenden Personen festzustellen. Sollte eine Identitätsfeststellung nicht möglich sein, kann der Einlass verweigert werden.

Die Aktionär:innen und deren Bevollmächtigte werden daher ersucht, zur Identifikation bei der Registrierung einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis bereit zu halten.

Wenn Sie als Bevollmächtigte:r zur Hauptversammlung kommen, nehmen Sie zusätzlich zum amtlichen Lichtbildausweis bitte die Vollmacht mit. Falls das Original der Vollmacht bereits an die Gesellschaft übersandt worden ist, erleichtern Sie den Zutritt, wenn Sie eine Kopie der Vollmacht vorweisen. 
 

Möglichkeit zur Bestellung eines:einer Vertreter:in und das dabei einzuhaltende Verfahren

Jeder:Jede Aktionär:in, der:die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in Punkt III. dieser Einberufung nachgewiesen hat, hat das Recht einen:eine Vertreter:in zu bestellen, der:die im Namen des:der Aktionär:in an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie der:die Aktionär:in hat, den:die er:sie vertritt.

Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform (§ 13 Abs 2 AktG) erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können.

Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung möglich. 

Die Vollmacht muss der Gesellschaft ausschließlich an einer der nachgenannten Adressen zugehen: 

Per Post oder Boten   
Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen am Wechsel, Köppel 60

Per E-Mail    anmeldung.mm@hauptversammlung.at 
(Vollmachten bitte im Format PDF)

Per SWIFT    GIBAATWGGMS
(Message Type MT598 oder MT599, unbedingt ISIN AT0000938204 im Text angeben)

Am Tag der Hauptversammlung selbst ausschließlich:
Persönlich    bei Registrierung zur Hauptversammlung am Versammlungsort

Sofern die Vollmacht nicht am Tag der Hauptversammlung bei der Registrierung persönlich übergeben wird, hat die Vollmacht spätestens am 24. April 2023, 16:00 Uhr, Wiener Zeit, bei der Gesellschaft einzulangen.

Ein Vollmachtsformular und ein Formular für den Widerruf der Vollmacht sind spätes-tens am 5. April 2023 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ abrufbar. Die Verwendung eines der Formulare ist nicht zwingend im Sinne des § 114 Abs 3 AktG. Wir bitten aber im Interesse einer reibungslosen Abwicklung stets die bereitgestellten Formulare zu verwenden.

Einzelheiten zur Bevollmächtigung, insbesondere zur Textform und zum Inhalt der Vollmacht, ergeben sich aus dem den Aktionär:innen zur Verfügung gestellten Vollmachtsformular. 

Hat der:die Aktionär:in seinem:ihrem depotführenden Kreditinstitut (§ 10a AktG) Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung, auf dem für dessen Übermittlung an die Gesellschaft vorgesehenen Weg, die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. 

Aktionär:innen können auch nach Vollmachtserteilung die Rechte in der Hauptversammlung persönlich wahrnehmen. Persönliches Erscheinen gilt als Widerruf einer vorher erteilten Vollmacht. 

Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht.  
 

Hinweise auf die Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG

1.     Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG
Aktionär:innen, deren Anteile einzeln oder zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber:in dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten spätestens am 5. April 2023 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse investor.relations@mm.group oder per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS, zugeht. „Schriftlich“ bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeich-nung durch jeden:jede Antragsteller:in oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektro-nischer Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT mit Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000938204 im Text anzugeben ist.

Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, müssen jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. 

Die Aktionär:inneneigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär:innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber:innen der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III. dieser Einberufung) verwiesen.

2.    Beschlussvorschläge von Aktionär:innen zur Tagesordnung nach § 110 AktG
Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionär:innen, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 17. April 2023 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) der Gesellschaft an 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, oder per E-Mail an investor.relations@mm.group, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF-Dokument, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.

Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Be-gründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG. 

Die Aktionär:inneneigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. 

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III. dieser Einberufung) verwiesen.

3.    Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG
Es wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft nicht dem Anwendungsbereich des § 86 Abs 7 AktG unterliegt und das Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG nicht zu berücksichtigen ist.

4.     Auskunftsrecht der Aktionär:innen nach § 118 AktG
Jedem:Jeder Aktionär:in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.

Der Vorsitzende der Hauptversammlung kann gemäß § 19 Abs 3 der Satzung das Frage- und Rederecht der Aktionär:innen zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbeson-dere zu Beginn, aber auch während der Hauptversammlung, generelle und individuelle Beschränkungen der Rede- und Fragezeit anordnen. 

Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich zu stellen, gerne aber auch schriftlich.

Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an den Vor-stand übermittelt werden. Die Fragen können an die Gesellschaft per E-Mail an investor.relations@mm.group übermittelt werden.

5.    Anträge von Aktionär:innen in der Hauptversammlung nach § 119 AktG
Jeder:Jede Aktionär:in ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz – berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Voraussetzung hiefür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung. Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere Anträge vor, so bestimmt gemäß § 119 Abs 3 AktG der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung. 

Ein Aktionär:innenantrag auf Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern setzt jedoch zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus: 
Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat (Punkt 8 der Tagesordnung) können nur von Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 17. April 2023 in der oben ange-führten Weise (Punkt V. Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen.

Widrigenfalls darf der Aktionär:innenantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden.

6.    Informationen auf der Internetseite
Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sind spätestens am 5. April 2023 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ zugänglich.

7.    Information zum Datenschutz für Aktionär:innen
Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft, 1040 Wien, Brahmsplatz 6, verarbeitet als Verantwortliche personenbezogene Daten der Aktionär:innen (insbesondere jene gemäß § 10a Abs 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des:der Aktionär:in, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten), um den Aktionär:innen die Teilnahme und Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten erhält die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft direkt von den Betroffenen oder auf deren Instruktion von Banken, soweit diese Wertpapierdepots verwalten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 (1) c) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär:innen ist für die Teilnahme von Aktio-när:innen und deren Vertreter:innen an der Hauptversammlung und deren Durchführung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich, ohne die Datenbereitstellung kann eine Teilnahme und die Rechtsausübung nicht ordnungsgemäß ermöglicht werden.

Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Eine Übermittlung an Stellen außerhalb des/der EWR/EU ist nicht beabsichtigt. Nimmt ein:eine Aktionär:in an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionär:innen bzw. deren Vertreter:innen, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmer:innenverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionär:innendaten (insbesondere das Teilnehmer:innenverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).

Die Daten der Aktionär:innen werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Im Zusammenhang mit der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen im Einzelfall kann es, unter Umständen auch in Verbindung mit Gerichtsverfahren, zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.

Jeder:Jede Aktionär:in hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. 

Diese Rechte können Aktionär:innen gegenüber der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse privacy@mm.group oder über die folgenden Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten geltend machen:

Dr. Thomas Balzer 
c/o Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
1040 Wien, Brahmsplatz 6

Zudem steht den Aktionär:innen ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu. 

Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der In-ternetseite der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft www.mm.group zu finden.

Weitere Angaben und Hinweise

1.    Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 80.000.000,-- und ist zerlegt in 20.000.000 auf Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung.

Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 20.000.000 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien. 

Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen. 

Der Einlass zur Behebung der Stimmkarten beginnt um 09:00 Uhr.


Wien, im März 2023    
Der Vorstand
 

Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
Wien, FN 81906 a
ISIN AT0000938204
("Gesellschaft")

Einberufung der außerordentlichen Hauptversammlung
der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft

für Donnerstag, den 22. Dezember 2022, um 13:00 Uhr, Wiener Zeit

Ort der Hauptversammlung im Sinne von § 106 Z 1 AktG
sind die Räumlichkeiten der BDO Austria GmbH Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, 
1100 Wien, QBC 4 – Am Belvedere 4

Informationen

Abhaltung als virtuelle Hauptversammlung

1. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und Gesell-schaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)

Die Hauptversammlung der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft am 22. Dezember 2022 wird auf Grundlage von § 1 Abs. 2 COVID-19-GesG, BGBl. I Nr. 16/2020 idF BGBl. I Nr. 72/2022 und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020 idF BGBl. II Nr. 252/2022) unter Berücksichtigung der Interessen sowohl der Gesell-schaft als auch der Teilnehmer als „virtuelle Hauptversammlung“ durchgeführt. 

Dies bedeutet, dass bei der Hauptversammlung der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft am 22. Dezember 2022 Aktionäre und ihre Vertreter (mit Ausnahme der besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV) nicht physisch anwesend sein können. 

Die virtuelle Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrates, zumindest eines Stellvertreters des Vorsitzenden des Aufsichtsrates, des Vorsitzenden des Vorstandes sowie des weiteren Vorstandsmitgliedes, des beurkundenden öffentlichen Notars und der vier von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter in 1100 Wien, QBC 4 – Am Belvedere 4, statt.

Die Durchführung der außerordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionäre.

Die Stimmrechtsausübung, das Recht Beschlussanträge zu stellen und das Recht Wider-spruch zu erheben erfolgen ausschließlich durch einen der von der Gesellschaft vorge-schlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV. 
Das Auskunftsrecht – zu den hiermit bekanntgemachten Punkten der Tagesordnung – kann in der virtuellen Hauptversammlung von den Aktionären selbst im Wege der elekt-ronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar durch Übermittlung der Fragen in Textform ausschließlich per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse fragen.mm@hauptversammlung.at der Gesellschaft, sofern die Aktionäre rechtzeitig eine Depotbestätigung im Sinne von § 10a AktG gemäß Punkt IV. übermittelt und einen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. bevollmächtigt haben.

2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs. 1, 2 und 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs. 4 AktG vollständig akustisch und optisch in Echtzeit im Internet übertragen. 

Dies ist datenschutzrechtlich zulässig im Hinblick auf die gesetzliche Grundlage von § 3 Abs. 1, 2 und 4 COVID-19-GesV. 

Alle Aktionäre der Gesellschaft können an der Hauptversammlung am 22. Dezember 2022 ab ca. 13:00 Uhr, Wiener Zeit, unter Verwendung von geeigneten technischen Hilfsmitteln (z.B. Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone sowie Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite für das Streaming von Videos) im Internet unter www.mm.group als virtuelle Hauptversammlung teilnehmen. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.

Durch die Übertragung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft im Internet haben alle Aktionäre die Möglichkeit, durch diese akustische und optische Einwegverbindung in Echtzeit den Verlauf der Hauptversammlung und insbesondere die Präsentation des Vorstandes, die Beantwortung der Fragen der Aktionäre und das Abstimmungsverfahren zu verfolgen.

Es wird darauf hingewiesen, dass diese Live-Übertragung als virtuelle Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs. 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs. 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist. Der einzelne Aktionär kann daher nur dem Verlauf der Hauptversammlung folgen. Aktionäre können daher über diese Verbindung keine Wortmeldung abgeben.

Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Abs. 6 COVID-19-GesV).

Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs. 3 iVm § 2 Abs. 4 COVID-19-GesV („Teilnahmeinformation“) hingewiesen.
 

Tagesordnung

  1. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 6 „Zusammensetzung des Vorstandes“
  2. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 3 „Veröffentlichungen“
  3. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung durch Ergänzung um einen neuen § 22 „Fernteilnahme und Fernabstimmung, Übertragung und Aufzeichnung der Hauptversammlung, virtuelle Hauptversammlung“ und entsprechende Änderung der Nummerierung der folgenden Paragraphen der Satzung

Unterlagen zur Hauptversammlung; Bereitstellung von Informationen auf der Internetseite

Insbesondere die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs. 3 und 4 AktG spätestens ab 1. Dezember 2022 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ zugänglich:

•    Teilnahmeinformation: Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs. 3 iVm § 2 Abs. 4 COVID-19-GesV,
•    Beschlussvorschläge des Vorstandes und des Aufsichtsrates zu den Tagesordnungspunkten 1 bis 3,
•    Vollmachtsformular für die besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV,
•    Frageformular, 
•    Formular für den Widerruf einer Vollmacht,
•    vollständiger Text dieser Einberufung der außerordentlichen Hauptversammlung.

 

Nachweisstichtag und Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung

Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 12. Dezember 2022 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) („Nachweisstichtag“).

Zur Teilnahme an und zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte in dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Nachweisstichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am 19. Dezember 2022 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss: 

(i)    für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß Punkt V § 17 Abs. 8 genügen lässt

Per Telefax                  +43 1 8900 500 - 50
Per E-Mail                    anmeldung.mm@hauptversammlung.at
                                      (Depotbestätigungen bitte im Format PDF)

(ii)    für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform
Per Post oder Boten                Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
                                                    c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
                                                    8242 St. Lorenzen am Wechsel, Köppel 60
Per SWIFT                                 GIBAATWGGMS
                                                    (Message Type MT598 oder MT599, unbedingt ISIN AT0000938204 im Text angeben)

Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die Bestellung eines besonderen Stimmrechtsvertreters und die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre nicht wirksam erfolgen.

Die Aktionäre werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen. 

Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs. 2 AktG):

  • Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),
  • Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,
  • Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs; ISIN AT0000938204 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer),
  • Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
  • Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtags 12. Dezember 2022 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) beziehen.
Die Depotbestätigung wird in deutscher oder englischer Sprache entgegengenommen.
 

Bestellung eines besonderen Stimmrechtsvertreters und das dabei einzuhaltende Verfahren

Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in Punkt IV. dieser Einberufung nachgewiesen hat, hat das Recht, einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bestellen. 

Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft am 22. Dezember 2022 kann gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen, dessen Kosten die Gesellschaft trägt. 

Als besondere Stimmrechtsvertreter werden die folgenden Personen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:

(i)    Rechtsanwalt MMag. Dr. Christoph Diregger
        c/o DSC Doralt Seist Csoklich Rechtsanwälte GmbH
        1090 Wien, Währinger Straße 2-4
        diregger.mm@hauptversammlung.at

(ii)    Dr. Michael Knap,
        Mitglied des Vorstands
        IVA Interessenverband für Anleger
        1130 Wien, Feldmühlgasse 22
        knap.mm@hauptversammlung.at

(iii)    MMag. Thomas Niss, MBA
         c/o Coown Technologies GmbH
         1040 Wien, Gusshausstrasse 3/2
         niss.mm@hauptversammlung.at

(iv)    Rechtsanwalt Mag. Ewald Oberhammer, LL.M.
          c/o Oberhammer Rechtsanwälte GmbH
          1010 Wien, Karlsplatz 3/1
          oberhammer.mm@hauptversammlung.at

Jeder Aktionär kann eine der vier oben genannten Personen als seinen besonderen Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Person eine Vollmacht erteilen.

Die Erteilung einer Vollmacht an eine andere Person ist gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV nicht zulässig. 

Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist spätestens am 1. Dezember 2022 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten, dieses Vollmachtsformular zu verwenden.

Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Regelungen zu beachten. 

Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausgeschlossen. 
 

Hinweise auf die Rechte der Aktionäre nach den §§ 109, 110, 118 UND 119 AktG

1.     Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG

Aktionäre, deren Anteile einzeln oder zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten spätestens am 3. Dezember 2022 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse inves-tor.relations@mm.group oder per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS zugeht. „Schriftlich“ bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeichnung durch jeden Antragsteller oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT mit Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000938204 im Text anzugeben ist.
Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV. dieser Einberufung) verwiesen.

2.    Beschlussvorschläge von Aktionären zur Tagesordnung nach § 110 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstandes oder des Aufsichtsrates auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 13. Dezember 2022 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0) 1 50136 91016 oder an 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, oder per E-Mail an investor.relations@mm.group, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF-Dokument, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs. 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeigneten Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.

Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. 

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV. dieser Einberufung) verwiesen.

3.     Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 118 AktG
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines – in dieser Einberufung bekanntgemachten – Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen ei-nen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.
Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre ist der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme (Punkt IV. der Einberufung) und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter (Punkt V. der Einberufung).

Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht und das Rederecht während dieser virtuellen Hauptversammlung – zu den in dieser Einberufung bekanntgemachten Punkten der Tagesordnung – von den Aktionären selbst im Wege der elektronischen Post ausschließlich durch Übermittlung von Fragen bzw. des Redebeitrags per E-Mail direkt an die Gesellschaft ausschließlich an die E-Mail-Adresse fragen.mm@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann.

Die Aktionäre werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform per E-Mail an die Adresse fragen.mm@hauptversammlung.at zu übermitteln, und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 3. Werktag vor der Hauptversammlung, das ist der 19. Dezember 2022, bei der Gesellschaft einlangen. Dies dient der Wahrung der Sitzungsökonomie im Interesse aller Teilnehmer an der Hauptversammlung, insbesondere für Fragen, die einer längeren Vorbereitungszeit bedürfen.

Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen. 

Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ abrufbar ist. Wenn dieses Frageformular nicht verwendet wird, muss die Person (Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des Aktionärs) im entsprechenden E-Mail genannt werden. Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E-Mail anzugeben. 

Bitte beachten Sie, dass während der Hauptversammlung von dem Vorsitzenden angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können.

Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

4.    Anträge von Aktionären in der Hauptversammlung nach § 119 AktG
Jeder Aktionär ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz – berechtigt in der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV durch seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. 

Anträge können jedoch nur an den vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Stimmrechtsvertreter übermittelt und von diesem in der Hauptversammlung gestellt werden. 

Der Zeitpunkt, bis zu dem Weisungen zur Antragsstellung an den besonderen Stimmrechtsvertreter möglich sind, wird im Laufe der virtuellen Hauptversammlung vom Vorsitzenden festgelegt. 

Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung gemäß Punkt IV. dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. dieser Einberufung. 
Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Aktionäre gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

5.    Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft, Brahmsplatz 6, A-1040 Wien verarbeitet als Verantwortliche personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten), um den Aktionären die Teilnahme und Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten erhält die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft direkt von den Betroffenen oder auf deren Instruktion von Banken, soweit diese Wertpapierdepots verwalten.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 (1) c) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung und deren Durchführung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich, ohne die Datenbereitstellung kann eine Teilnahme und die Rechtsausübung nicht ordnungsgemäß ermöglicht werden.  
Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Eine Übermittlung an Stellen außerhalb des/der EWR/EU ist nicht beabsichtigt. Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionäre bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).
Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Im Zusammenhang mit der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen im Einzelfall kann es, unter Umständen auch in Verbindung mit Gerichtsverfahren, zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.

Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezoge-nen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. 

Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse privacy@mm.group oder über die folgenden Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten geltend machen:
Dr. Thomas Balzer 
c/o Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
1040 Wien, Brahmsplatz 6
Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu. 
Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft www.mm.group zu finden.
 

1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 80.000.000,-- und ist zerlegt in 20.000.000 auf Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme in der virtuellen Hauptversammlung.

Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung 20.000.000 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien. 

Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen. 

2. Keine physische Anwesenheit
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der Durchführung der kommenden Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß der COVID-19-GesV am Ort der Hauptversammlung weder Aktionäre noch Gäste persönlich zugelassen sind.

Wien, im November 2022                                                         Der Aufsichtsrat

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